Comparativa de costos a 5 años entre software a medida y licencias SaaS

Tomar decisiones tecnológicas es también tomar decisiones financieras. Acompañando a empresas en procesos de evaluación, he visto que muchas optan por soluciones SaaS pensando en una inversión más accesible, pero sin calcular el costo real en el mediano y largo plazo. Esta comparativa financiera a 5 años entre software a medida y licencias SaaS busca aportar claridad con cifras realistas, factores clave y escenarios comunes.

Modelo SaaS: accesibilidad inicial, costo recurrente

El modelo de licencias SaaS se caracteriza por una inversión inicial baja o nula. En general, se paga una suscripción mensual o anual por usuario. Esto es atractivo para empresas pequeñas o con necesidades inmediatas. Sin embargo, los costos escalan de forma proporcional al crecimiento de la empresa.

Costos típicos en SaaS (por usuario):

Suscripción mensual: entre $15 y $70
Costos adicionales por módulos o integraciones
Aumento por almacenamiento o uso de datos
Soporte técnico premium con cargo adicional
Restricciones en personalización y propiedad del código

En una empresa con 40 usuarios, una solución SaaS de gama media puede costar entre $36,000 y $60,000 en 5 años, sin considerar integraciones ni desarrollos externos.

Software a medida: inversión inicial, propiedad total

El desarrollo de software personalizado implica una inversión inicial mayor, pero no está sujeto a tarifas mensuales por uso. Una vez construido, el sistema es tuyo: puedes escalarlo, modificarlo, integrarlo o reutilizarlo sin depender de terceros.

Costos típicos en software a medida:

Fase inicial de desarrollo: entre $20,000 y $70,000 (según complejidad)
Mantenimiento evolutivo anual (10-15% del costo inicial)
Cero costos por usuario adicional
Alta personalización e integración total
Propiedad del código fuente

En un escenario estándar, una empresa puede gastar entre $25,000 y $80,000 en 5 años, con un sistema 100% adaptado a su negocio, sin cuotas fijas ni aumentos por crecimiento.

Factores que impactan el costo total de propiedad (TCO)

Escalabilidad: el SaaS sube linealmente con el crecimiento. El software a medida permite amortizar el costo.
Integración: muchas veces el SaaS requiere herramientas externas. A medida se puede integrar desde el diseño.
Soporte: el SaaS limita el control. A medida, eliges tu equipo o proveedor de soporte.
Personalización: modificar un SaaS suele ser caro o inviable. A medida, todo es ajustable.
Dependencia: el SaaS implica contratos y plataformas cerradas. A medida, no dependes de terceros.

¿Cuál conviene más según tu tipo de empresa?

SaaS puede ser conveniente si:

Eres una empresa pequeña o en etapa inicial
No necesitas mucha personalización
Prefieres pagos mensuales predecibles
Te sirve un sistema estándar sin muchas integraciones

Software a medida es ideal si:

Tu operación tiene flujos únicos o complejos
Planeas escalar y necesitas autonomía tecnológica
Buscas control total del desarrollo y datos
Consideras la tecnología como activo estratégico.

El costo no es solo un número, es una estrategia

Elegir entre SaaS y software a medida no es solo un tema de presupuesto inicial. Es una decisión que debe considerar el costo real a 5 años, la escalabilidad, la dependencia y el impacto estratégico. En muchos casos, lo que parece más barato a corto plazo termina siendo más caro en el tiempo. Comparar con una mirada financiera te da ventaja.